Chuyển văn phòng là một sự kiện lớn và vô cùng quan trọng. Không đơn giản là việc đổi chỗ làm từ nơi này sang nơi khác. Đó còn là sự thay đổi ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống nhân viên và các cấp quản lí. Vì vậy để có sự di chuyển suôn sẻ, có một số lỗi sai cần tránh mắc phải. Hãy cùng Move Home tìm hiểu trong bài viết sau đây!
Vậy chuyển văn phòng là gì? Chuyển văn phòng là quá trình di dời toàn bộ cơ sở vật chất, trang thiết bị, đồ đạc, và tài liệu từ một địa điểm văn phòng cũ sang một địa điểm văn phòng mới
Vậy chuyển văn phòng có quan trọng không? Như đã nói ở trên, chuyển văn phòng có thể ảnh hưởng tới toàn bộ hệ thống nhân viên cũng như các công việc, mối quan hệ xung quanh. Vì vậy câu trả lời tất nhiên là CÓ!.
Vậy làm gì để tránh mắc lỗi sai khi chuyển văn phòng? Hãy tránh làm một vài việc sau đây:
1. Không lập kế hoạch chi tiết
Chuyển văn phòng là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Nếu không lập một kế hoạch chi tiết, bạn sẽ dễ dàng rơi vào tình trạng nhầm lẫn và mất kiểm soát. Một kế hoạch rõ ràng sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ công việc. Nó cũng đảm bảo rằng mọi thứ được thực hiện đúng thời hạn. Kế hoạch nên bao gồm tất cả các bước: Từ việc đóng gói, vận chuyển và sắp xếp lại văn phòng mới.Thời gian nên cụ thể và công việc rõ ràng cho từng đội nhóm.
2. Không xác định ngày chuyển rõ ràng
Chuyển văn phòng là một sự kiện lớn và có sự thống nhất từ nhiều bên liên quan. Vì vậy ngày tháng chuyển cần được ấn định rõ ràng, chính xác. Nếu không, các công việc thu dọn, sắp xếp, đóng gói sẽ bị quá tải. Điều này có thể khiến việc chuyển văn phòng bị trì trệ. Ngoài ra, việc chính xác ngày giờ chuyển văn phòng cũng sẽ giúp nhân viên có đủ thời gian để hoàn thành công việc và chuẩn bị cho nơi làm mới.
3. Thiếu thông tin về dịch vụ vận chuyển
Thuê bên thứ ba làm dịch vụ vận chuyển văn phòng hiện nay vô cùng phổ biến. Vì khối lượng đồ đạc lớn và sự phức tạp. Tuy nhiên sự phát triển của dịch vụ này cũng đi kèm một số rủi ro. Việc chọn nhầm dịch vụ vận chuyển hoặc không uy tín có thể gây ra nhiều vấn đề. Chẳng hạn như đồ đạc bị hư hỏng hoặc mất mát. Bạn nên tìm hiểu kỹ về các dịch vụ vận chuyển uy tín. Bạn có thể xem xét đánh giá của khách hàng trước đó để có cái nhìn khách quan. Khi thảo luận hợp đồng cần rõ ràng về các điều khoản và quy trình.
4. Quên thông báo cho đối tác về địa chỉ mới
Văn phòng là đầu não tiếp nhận và xử lí thông tin cho một công ty, doanh nghiệp. Khi di chuyển phải có sự thông báo tới các đối tác. Nếu không thông báo kịp thời, họ có thể bị bất ngờ và không chuẩn bị đủ. Điều này có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và gây ra sự gián đoạn trong giao tiếp. Hãy gửi thông báo chi tiết về lịch trình chuyển văn phòng và địa chỉ mới để mọi người có đủ thời gian chuẩn bị và điều chỉnh các công việc liên quan.
5. Không cập nhật địa chỉ trên tài liệu và trang web
Một điều mà cũng khá nhiều người bỏ sót khi chuyển văn phòng. Đó là quên cập nhật lên các trang mạng xã hội và giấy tờ. Sau khi chuyển văn phòng, việc cập nhật địa chỉ mới trên tất cả các tài liệu, danh thiếp và trang web là rất quan trọng. Nếu không làm điều này, khách hàng và đối tác có thể không biết về địa chỉ mới của bạn, dẫn đến sự nhầm lẫn và mất thông tin liên lạc. Hãy đảm bảo rằng địa chỉ mới được cập nhật đồng bộ trên tất cả các nền tảng và tài liệu.
Xem thêm: Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói
