Xã hội phát triển khiến các công ty, doanh nghiệp không ngừng mở rộng dẫn đến việc phải thay đổi, mở rộng địa điểm hoặc đơn giản là muốn cải thiện không gian làm việc. Việc vận chuyển văn phòng trở nên quan trọng và cần thiết. Tuy nhiên chúng ta vẫn thường hay mắc những lỗi sai cơ bản khi vận chuyển. Hãy cùng Move Home tìm hiểu trong bài viết sau.

Trước tiên, chúng ta cần biết vận chuyển văn phòng là gì?

Vận chuyển văn phòng là quá trình di chuyển toàn bộ hoặc một phần cơ sở vật chất, thiết bị, đồ đạc, tài liệu từ một địa điểm này đến một địa điểm khác. Việc này tuy quan trọng nhưng chúng ta vẫn thường mắc những lỗi sai như:

1. Không có sự chuẩn bị từ trước khi vận chuyển văn phòng

Chuyển văn phòng là một sự kiện lớn nên thường các công ty sẽ đưa ra thông báo từ sớm. Tuy nhiên nhiều người vẫn “bình chân như vại”. Chỉ khi nước đến chân mới bắt đầu thu xếp tài liệu đồ đạc của mình. Điều này hoàn toàn có thể dẫn đến việc thiếu sót trong quá trình thu dọn đồ. Thời gian gấp rút cũng làm ảnh hưởng tới chất lượng việc đóng gói hàng hoá.

Vì vậy ngay khi có thông báo chuyển văn phòng, chúng ta nên 

• Xác định thời gian, địa điểm chuyển văn phòng 
• Phân công công việc cụ thể cho từng phòng ban, từng người
• Lên danh sách những vật phẩm cần thu dọn để tránh bỏ sót
• Chuẩn bị các loại băng keo, túi bóng khí, túi đựng tài liệu, thùng carton,…

2. Sổ sách, tài liệu không được cất gọn kĩ càng

Tài liệu, sổ sách giấy tờ trong công ty hay tổ chức là vô cùng quan trọng. Nó không chỉ chứa đựng thông tin quan trọng về hoạt động kinh doanh mà còn là cơ sở để đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ các quy định pháp lý. Nếu không được lưu trữ đúng cách, các tài liệu có thể bị mất mát, hư hỏng, hoặc khó tìm kiếm khi cần thiết, gây gián đoạn công việc và mất thời gian. Đặc biệt, trong trường hợp xảy ra kiểm tra từ cơ quan chức năng hoặc tranh chấp pháp lý, việc có sổ sách giấy tờ được sắp xếp rõ ràng sẽ giúp công ty bảo vệ quyền lợi của mình một cách hiệu quả hơn. Vì vậy khi vận chuyển văn phòng cần đặc biệt lưu ý tới vấn đề này

Là loại hàng hoá đặc thù, khối lượng nhẹ nhưng số lượng lớn, thường dễ bị thất lạc, nhàu nát trong quá trình vận chuyển. Vì vậy nên sử dụng các loại kẹp, ghim, túi đựng,… và phân loại rõ ràng. Điều này khiến việc thu dọn khi vận chuyển văn phòng trở nên chính xác. Đồng thời giúp sự sắp xếp sau này trơn tru, đơn giản.

Để tránh nhầm lẫn, bạn có thể sử dụng các loại băng dính khác màu dán bên ngoài túi đựng tài liệu hoặc sử dụng bút lông, bút dạ, bút phản quang, giấy ghi chú để phân loại tài liệu.

3. Chủ quan đóng gói đồ đạc khi vận chuyển văn phòng 

Trong công ty có nhiều máy móc, thiết bị cồng kềnh như máy in, máy máy tính, máy photo,… Chúng ta không nên chủ quan trong việc đóng gói hàng hoá. Điều này đảm bảo quá trình vận chuyển an toàn. Nếu không sẽ là một thiệt hại rất lớn cho công ty, doanh nghiệp. Khi đồ đạc được đóng gói kỹ càng và có nhãn mác rõ ràng, quá trình vận chuyển sẽ trở nên thuận lợi, tránh được tình trạng mất mát hay nhầm lẫn. Bên cạnh đó, việc đóng gói hợp lí còn giúp tiết kiệm thời gian trong quá trình dỡ hàng và sắp xếp lại tại văn phòng mới. Một công tác đóng gói kỹ lưỡng không chỉ bảo vệ tài sản mà còn giúp quá trình chuyển văn phòng diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu gián đoạn công việc

4. Chủ quan vận chuyển hàng hoá khi vận chuyển văn phòng

Hiện nay, hầu hết các công ty, doanh nghiệp đều lựa chọn phương án thuê các công ty vận chuyển để chuyển văn phòng. Đây hoàn toàn là một ý tưởng sáng suốt giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân công. Tuy nhiên, nên có sự lựa chọn công ty uy tín, chuyên nghiệp. Nên có hợp đồng với các điều khoản rõ ràng. Đảm bảo quyền lợi đôi bên khi có vấn đề phát sinh

Các công ty, doanh nghiệp cũng nên có sự kiểm tra đối chiếu hàng hoá trước, trong và sau khi đã vận chuyển xem tình trạng hàng hoá, đồ đạc của mình như thế nào để có phương án giải quyết nhanh chóng, kịp thời

Move Home tự hào là đơn vị có nhiều năm trong lĩnh vực vận văn phòng, nhà cửa, đảm bảo sẽ đem lại cho quý khách hàng những trải nghiệm tốt nhất với mức giá ưu đãi. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline/Zalo: 0783 234 777 

5. Chủ quan khi sắp xếp, lắp đặt tại văn phòng mới.

Đồ đạc, hàng hoá sau khi đã vận chuyển thành công vẫn cần bước cuối đó là lắp đặt lại. Đối với một số loại máy móc, đồ công nghệ cần có chuyên viên lắp đặt. Nhiều người chủ quan trong bước này, tự ý sắp xếp lắp đặt dẫ dễ việc hư hỏng, xảy ra lỗi không hoạt động. 

Vì vậy chúng ta khi vận chuyển văn phòng cần hết sức lưu ý nhẹ nhàng, cẩn thận. Không nên tự ý xử lí đồ đạc để tránh gây thiệt hại. Nên kiểm tra lại tất cả thiết bị và giấy tờ để đảm bảo không bị hư hỏng, thất lạc.

Xem thêm: Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói