Chuyển văn phòng đang là một xu hướng toàn cầu hiện nay. Vai trò của văn phòng giờ đây còn hơn cả một nơi chỉ để làm việc. Đó là ngôi nhà thứ hai để nhân viên gắn bó và cống hiến. Vì vậy việc thay đổi địa điểm văn phòng để đảm bảo phù hợp với sự phát triển công ty và nhân viên là điều hết sức quan trọng. Hãy cùng điểm qua 4 nguyên tắc vàng khi lên ý định chuyển văn phòng sau.
1. Sự phát triển của công ty
Không thể bàn cãi khi ý định chuyển văn phòng là lí do phổ biến nhất hiện nay. Kế hoạch này phải hoàn toàn phụ thuộc vào sự phát triển của công ty. Nếu công ty làm ăn thất bại không thể duy trì mãi trong một không gian sang chảnh. Khi mà nguồn thu không đủ mà chi phí trả thuê văn phòng lại cao. Ngược lại, công ty làm ăn phát đạt nên thay đổi môi trường rộng rãi, thoải mái hơn để nhân viên cống hiến. Hơn nữa, nếu bạn vẫn có dự định tiếp tục phát triển thì một văn phòng mới trang bị đầy đủ thiết bị có thể sẽ là yếu tố quyết định trong việc thu hút nhân tài và giữ chân họ. Vì vậy khi lên ý định chuyển văn phòng hãy lựa chọn địa điểm sao cho phù hợp với ngân sách và sự phát triển trong tương lai công ty.
2. Thống nhất layout văn phòng
Layout văn phòng (Mặt bằng văn phòng) là một trong những nguyên tắc vàng tạo nên sự chuyên nghiệp trong doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp định hình phong cách công ty mà còn giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Layout đẹp sẽ khiến nhân viên thoải mái và hứng thú hơn khi đi làm. Ngoài ra sự thống nhất layout giúp việc quản lí và bảo trì các thiết bị, cơ sở vật chấ trở nên dễ dàng hơn.
Thông thường, các công ty sẽ lựa chọn layout văn phòng có màu sắc chủ đạo trùng với công ty để định vị thương hiệu. Một số quy tắc khi chọn layout:
- Đánh giá nhu cầu không gian: Xác định các khu vực làm việc, phòng họp, khu vực nghỉ ngơi, và các không gian chức năng khác cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.
- Tạo ra bản thiết kế chi tiết: Hợp tác với kiến trúc sư hoặc nhà thiết kế nội thất để tạo ra bản thiết kế chi tiết, đảm bảo bố trí hợp lý và tiện nghi cho tất cả nhân viên.
- Xác định mục tiêu: Mục tiêu của việc chuyển văn phòng là gì? Là để mở rộng không gian, cải thiện môi trường làm việc hay để giảm chi phí vận hành? Xác định rõ mục tiêu giúp dễ dàng trong việc quyết định layout và các yêu cầu khác.
3. Lấy nhân viên và khách hàng làm trọng tâm
Nhân viên và khách hàng chính là nền tảng đi đến thành công của một công ty. Thiết kế một không gian làm việc bao hàm 2 đối tượng này sẽ có sự tác động lớn đến doanh nghiệp và năng suất làm việc. Một văn phòng tốt là một văn phòng phải phù hợp với mọi nhân viên và khách hàng. Nên lựa chọn văn phòng ở những nơi có giao thông thuận tiện, vị trí dễ tìm kiếm.
4. Thấu hiểu tâm lý nhân viên khi chuyển văn phòng
Khi chuyển văn phòng, thấu hiểu tâm lý nhân viên đóng vai trò quan trọng. Việc này đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Việc lắng nghe và đồng cảm với những lo lắng, băn khoăn của nhân viên là rất cần thiết khi chuyển văn phòng. Doanh nghiệp nên tổ chức các buổi thảo luận mở để thu thập ý kiến. Đồng thời cung cấp thông tin chi tiết về kế hoạch chuyển văn phòng để mọi người cảm thấy được chuẩn bị. Hơn nữa, nên có sự hỗ trợ nhân viên trong quá trình thích nghi với môi trường làm việc mới. Chính sự thấu hiểu và quan tâm này không chỉ giúp giảm bớt áp lực mà còn tạo ra động lực, thúc đẩy hiệu suất làm việc của toàn bộ đội ngũ.
Hi vọng với 4 nguyên tắc trên sẽ giúp bạn lên kế hoạch chuyển văn phòng thật tốt!
