3 việc nhất định phải làm trước khi chuyển văn phòng

Chuyển văn phòng là là một hạng mục công việc phức tạp, cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng và một kế hoạch chi tiết để tránh làm gián đoạn công việc, ảnh hưởng đến năng suất và uy tín của công ty.
Dưới đây là 3 việc phải làm trước khi chuyển sang văn phòng mới.

1. Thông báo & cập nhật thông tin với các bên liên quan

Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói Move Home

Văn phòng là nơi làm việc và thực hiện những hoạt động quan trọng của doanh nghiệp. Hãy đảm bảo tất cả các bên liên quan đều nắm được địa chỉ văn phòng mới, ngày chuyển văn phòng.
– Thông báo cho nhân viên: Gửi email hoặc tổ chức cuộc họp để thông báo về kế hoạch chuyển văn phòng, địa điểm mới và thời gian dự kiến. Hạng mục công việc này không thể bỏ qua, nhất là với các công ty có đông nhân sự hoặc có nhiều chi nhánh.
– Thông báo cho khách hàng và đối tác: cập nhật thông tin về địa chỉ mới trên website, email, và các kênh truyền thông của công ty.
– Cập nhật địa chỉ pháp lý: Thực hiện các thủ tục cần thiết để thay đổi địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh, hợp đồng, hóa đơn và các giấy tờ pháp lý khác.

2. Sắp xếp, dọn dẹp, thống kê và phân loại tài sản

– Lập danh sách tài sản: Thống kê chi tiết toàn bộ tài sản văn phòng, từ bàn ghế, tủ hồ sơ, máy tính đến các thiết bị điện tử khác. việc này giúp bạn kiểm soát và tránh thất lạc đồ đạc. Gửi danh sách này đến bên dịch vụ chuyển văn phòng để nhận báo giá cũng như tiện cho việc kiểm kê tài sản sau khi hoàn thành dịch vụ.
– Phân loại hồ sơ và tài liệu (nếu cần): Sắp xếp tài liệu theo từng phòng ban, dự án, hoặc mức độ quan trọng. đây là thời điểm tốt để loại bỏ những hồ sơ cũ, không cần thiết.
– Xử lý đồ đạc, trang thiết bị cũ: Bán hoặc thanh lý những đồ nội thất, thiết bị đã cũ, hỏng hoặc không còn sử dụng.

3. Chuẩn bị hệ thống IT, internet và điện nước

Đừng quên di dời hệ thống này cần được thực hiện cẩn trọng để không làm gián đoạn công việc.

Move Home tháo dỡ và đóng gói thiết bị trước khi chuyển

– Sao lưu dữ liệu: Sao lưu toàn bộ dữ liệu máy chủ, dữ liệu trên máy tính cá nhân và các thông tin quan trọng khác. Đây là bước quan trọng để phòng ngừa rủi ro mất dữ liệu
– Lắp đặt mạng và thiết bị mới: lên sơ đồ lắp đặt hệ thống mạng, điện thoại, máy tính tại văn phòng mới. Đảm bảo mọi thứ đã sẵn sàng trước khi chuyển đồ đến.
– Liên hệ với các bên cung cấp dịch vụ điện nước & internet: Cần liên hệ với bên cung cấp dịch vụ tại cả văn phòng mới & cũ để thỏa thuận về việc cắt/cấp dịch vụ.
Dịch vụ chuyển văn phòng Move Home

Dịch vụ chuyển văn phòng Move Home Ngoài những 3 hạng mục quan trọng cần làm, các công việc đóng gói – vận chuyển từ văn phòng cũ và setup thiết bị tại văn phòng mới bạn có thể sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói Move Home. Move Home cung cấp đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, xe tải đa dạng tải trọng đáp ứng vận chuyển mọi quy mô văn phòng. Liên hệ Move Home ngay để được tư vấn chi tiết